Структура письма 

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами (напр. 14 июня 1997г.). Принятые у нас сокращения 14.06.97 в международной практике не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
Ниже, без абзаца с левой стороны пишут вежливое обращение (напр. "Дорогой г-н (или г-жа) или "Господа", "Уважаемые господа" и т.д.). После вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.
В следующей строке необходимо обозначить тему письма. Для этого достаточно поставить Re ("Reference"), русский эквивалент - "Касательно".

Далее следует текст письма.
Заканчивается письмо, как правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется комплимент "Весьма искренне Ваш" ("Very truly yours"). В других случаях употребляется комплимент "Искренне Ваш" ("Sincerely yours"). Можно ограничиться добрыми пожеланиями "С наилучшими пожеланиями", "Примите мои наилучшие пожелания" и т.д.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись ставится с правой стороны листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (напр. в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия печатается на машинке или компьютере под рукописной подписью.

Если после написания письма необходимо срочно сообщить о каких-либо событиях, которые произошли позже, то в конце письма ставится P.S. и дописывается необходимая информация, в конце постскриптума ставится подпись.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова "Приложения (Enclosure)".

Указание на рассылку копий (Carbon copy или CC) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам.

Схема расположения компонентов делового письма.

<<

При подготовке материала
была использована кн.
"Протокол и этикет для
деловых людей"
Т.И. Холопова,
М.М. Лебедева Москва 1995 г.